Dokumentenverwaltung

  • Lesedauer:3 min Lesezeit
  • Beitrag zuletzt geändert am:5. März 2022

Mit der integrierten Dokumentenverwaltung bringen Sie Ordnung in Ihre Dateien. Sie können Dateien beliebigen Typs wie zum Beispiel Doc, ODT, xls, xml, cdr, jpg, gif oder .pdf zu einem Kunden, Lieferanten oder Adresse hinterlegen. Damit die Benutzung leicht fällt, ist die Dokumentenverwaltung funktions- und bedienungskompatibel zum Windows-Explorer. Dateien lassen sich z.B. wie im Windows-Explorer verschieben, umbenennen, verknüpfen oder neu anlegen. Die Dokumente werden nicht in der Datenbank gespeichert sondern als normale externe Dateien. So dass Sie auch außerhalb der Programms problemlos auf die Dokumente zugreifen können.

Beispielansicht
Dokumentenverwaltung

Bei einer Neueingabe eines Mitgliedes wird automatisch ein Ordner angelegt. In der Dokumentenablage werden alle Anhänge von E-Mails sowie PDF-Dateien abgelegt. Sie können auch zusätzlich Dokumente hinzufügen, dazu klicken Sie auf den Button “Neuer Text”, bzw. über die rechte Maustaste können die Dokumente-/Texte über die Zwischenablage einfügen, bzw. neue Ordner anlegen. Alle Dokumente des Kunden werden im Verzeichnis /texte mit der entsprechenden Kundennummer gespeichert.

Anzeige mit Bild-Vorschau

dokumentenablage_bild.png

Anzeige mit PDF-Vorschau

dokumentenablage_pdf.png

Neueingabe eines Dokumentes

neues Dokument

Geben Sie als erstes den gewünschten Namen des Dokumentes ein, danach wählen die den Typ des Dokumentes aus, zur Verfügung stehen folgende Dokumenttypen:

  1. .RVF interner Texteditor
  2. .DOCX Word-Dokument
  3. .DOC Word-Dokument
  4. .ODT Open Office-Dokument
  5. .RTF RichText-Dokument
  6. .TXT Text-Dokument
  7. .XLSX Excel-Dokument
  8. .XLS Excel-Dokument

Durch Klicken auf den Button OK wird das neue Dokument in der Kundenablage gespeichert und das jeweilige Programm geöffnet. Bei der Option .RTF interner Texteditor startet nach anklicken des Buttons „OK“ ein interner Texteditor.

Dokument einscannen

Eingescannte Dokumente können unter folgenden Dateiformaten gespeichert werden;
– Windows Bitmap Datei ( *.bmp; *.dib; *.rle )
– JPEG Datei ( *.jpeg; *.jpf; *.jpe; *.jif; *.jfif )
– Portable Network Datei ( *.png )
– TIFF Datei ( *.tiff; *.tif; *.fax; *.g3n; *.g3f; *.xif )
– GIF Datei ( *.gif)
– DICOM Datei ( *.dicom; *.dcm; *.dic; *.v2 )
– Photoshop Datei ( *.psd; *.psb )
– Vector Datei ( *.svg )
– PDF Datei ( *.pdf )
– Post Script Datei ( *.ps: *.eps )
– JEPEG2000 Datei ( *.jp2 )
– JEPEG2000 Code Stream Datei ( *.jpk; *.jpc; *.j2c )
– Microsoft HD Photo Datei ( *.wdp; *.hdp; *.jxr )
– Windows Icon Datei ( *.ico )
– PaintBrush Datei ( *.pcx )
– Targa Image Datei ( *.targa; *.tga; *.vda; *.icb; *.vst; *.pix )
– Portable Pixmap Datei ( *.pxm; *.ppm; *.pgm; *.pbm )
– Wirless Bitmap Datei ( *.wbmp )
– Multipage PCX Datei ( *.dcx )
– DirectDraw Surface Datei ( *.dds )

Suchen

Über den Befehlsknopf Suchen können Sie direkt in den Dokumenten des Kunden nach einem Text suchen.
Siehe CiKa Desktopsuche
Die Suche können Sie auch über den Menüpunkt “Daten” im Hauptmenü aufrufen.

Dokumentvorlagen

Über den Button “Vorlagen” können Sie vordefinierte Dokumente übernehmen. Die Vorlagen sind im Verzeichnis /texte abgelegt.
Hier können Sie ihre Dokumentvorlagen verwalten.
dokuvorlagen.png

Dokumentenverwaltung und Langzeitarchiv

Dokumentenverwaltung

Ein Ort für alle Vorgänge

Mit der integrierten Dokumentenverwaltung bringen Sie Ordnung in Ihre Dateien. Damit die Benutzung leicht fällt, ist die Dokumentenverwaltung funktions- und bedienungskompatibel zum Windows-Explorer. Dateien lassen sich z.B. wie im Windows-Explorer verschieben, umbenennen, verknüpfen oder neu anlegen. Auch Unterordner sind möglich. Selbst eine Miniaturansicht für Bilder ist enthalten.

Dokumentenverwaltung

Die Elektronische Archivierung gewinnt immer mehr an Bedeutung, besonders seit der Gesetzgeber die gegen jegliche Veränderung gesicherte Archivierung von Dokumenten mittels eines geeigneten Dokumentenmanagement – Systems (DMS) vorschreibt. Durch die seit 2002 gültigen „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) für Betriebs-Prüfungen hat sich der Stellenwert der digitalen Archivierung für Unternehmen in Deutschland erhöht. Diese Verordnung verpflichtet dazu, alle steuerrelevanten Daten, die mit dem PC erstellt wurden, digital und unveränderbar über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren lesbar und auswertbar zu archivieren.

Jedes Dokument am richtigen Platz

Hinter jedem angelegten Kunden, Lieferanten, Vertreter oder Interessenten können Sie eigens generierte oder externe Dokumente unterschiedlichster Art hinterlegen. PDF-Dateien können dank des integrierten PDF-Viewers ohne Zusatzsoftware angezeigt werden.

Automatische Archivierung
Alle vom System eigen generierten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen werden beim Ausdruck mit dem Drucker oder beim Versand als Fax oder E-Mail automatisch als PDF-Dokument beim jeweiligen Kunden, Lieferanten automatisch archiviert.