Dokumentenverwaltung CiKa-Steinmetz

  • Lesedauer:4 min Lesezeit
  • Beitrag zuletzt geändert am:11. März 2022

Mit der integrierten Dokumentenverwaltung bringen Sie Ordnung in Ihre Dateien. Sie können Dateien beliebigen Typs (Doc, ODT, xls, xml, cdr, jpg, gif) zu einem Kunden, Lieferanten oder Adresse hinterlegen. Damit die Benutzung leicht fällt, ist die Dokumentenverwaltung funktions- und bedienungskompatibel zum Windows-Explorer. Dateien lassen sich z.B. wie im Windows-Explorer verschieben, umbenennen, verknüpfen oder neu anlegen. Die Dokumente werden nicht in der Datenbank gespeichert sondern als normale externe Dateien. So dass Sie auch außerhalb der Programms problemlos auf die Dokumente zugreifen können.

Beispielansicht Kundendokumente
Dokumentenablage

Bei einer Neueingabe eines Kunden, Lieferanten oder einer Adresse wird automatisch ein Ordner angelegt. In die Kundendokumentenablage werden alle Anhänge von Emails sowie versendetete PDF-Rechnungen etc. abgelegt. Sie können auch zusätzlich Dokumente hinzufügen, dazu klicken Sie auf den Button “Neuer Text”, bzw. über die rechte Maustaste können die Dokumente-/Texte über die Zwischenablage einfügen, bzw. neue Ordner anlegen. Alle Dokumente des Kunden werden im Verzeichnis /texte mit der entsprechenden Kundennummer gespeichert.

Die Dokumente für Adressen, Mitarbeiter und Lieferanten werden im Verzeichnis des aktuellen Mandaten abgelegt.

Beispiel:
\TEXTE\MANDANTENNAME\KUNDEN
\TEXTE\MANDANTENNAME\ADRESSEN
\TEXTE\MANDANTENNAME\LIEFERANTEN
\TEXTE\MANDANTENNAME\MITARBEITER

Detailbeispiel an Hand der Kundenablage:
\TEXTE\>>Mandant<<\kunden\ >>xxx<<\ >>Kundennummer<<
xxx steht für die ersten 3 Ziffern der Kundennummer.

\TEXTE\MANDANTENNAME\kunden\840\84015

Neueingabe eines Dokumentes

neues Dokument

Geben Sie als erstes den gewünschten Namen des Dokumentes ein, danach wählen die den Typ des Dokumentes aus, zur Verfügung stehen folgende Dokumenttypen:

  1. .RVF interner Texteditor
  2. .DOCX Word-Dokument
  3. .DOC Word-Dokument
  4. .ODT Open Office-Dokument
  5. .RTF RichText-Dokument
  6. .TXT Text-Dokument
  7. .XLSX Excel-Dokument
  8. .XLS Excel-Dokument

Durch Klicken auf den Button OK wird das neue Dokument in der Kundenablage gespeichert und das jeweilige Programm geöffnet. Bei der Option .RTF interner Texteditor startet nach anklicken des Buttons „OK“ ein interner Texteditor.

Dokument einscannen

Eingescannte Dokumente können unter folgenden Dateiformaten gespeichert werden;
– Windows Bitmap Datei ( *.bmp; *.dib; *.rle )
– JPEG Datei ( *.jpeg; *.jpf; *.jpe; *.jif; *.jfif )
– Portable Network Datei ( *.png )
– TIFF Datei ( *.tiff; *.tif; *.fax; *.g3n; *.g3f; *.xif )
– GIF Datei ( *.gif)
– DICOM Datei ( *.dicom; *.dcm; *.dic; *.v2 )
– Photoshop Datei ( *.psd; *.psb )
– Vector Datei ( *.svg )
– PDF Datei ( *.pdf )
– Post Script Datei ( *.ps: *.eps )
– JEPEG2000 Datei ( *.jp2 )
– JEPEG2000 Code Stream Datei ( *.jpk; *.jpc; *.j2c )
– Microsoft HD Photo Datei ( *.wdp; *.hdp; *.jxr )
– Windows Icon Datei ( *.ico )
– PaintBrush Datei ( *.pcx )
– Targa Image Datei ( *.targa; *.tga; *.vda; *.icb; *.vst; *.pix )
– Portable Pixmap Datei ( *.pxm; *.ppm; *.pgm; *.pbm )
– Wirless Bitmap Datei ( *.wbmp )
– Multipage PCX Datei ( *.dcx )
– DirectDraw Surface Datei ( *.dds )

Suchen
Über den Befehlsknopf Suchen können Sie direkt in den Dokumenten des Kunden nach einem Text suchen.
dokumentensuche.png

Die Suche können Sie auch über den Menüpunkt “Suchen” im Hauptmenü aufrufen.

Optionen der Rechten Maustaste
dokumentenablage_mausmenue.png

Ist die aktuelle Datei ein PDF, so können Sie sich diese, über die rechte Maustaste, auch mit dem internen PDF-Viewer anzeigen lassen. Über den Menüpunkt “Datei öffnen” wird die PDF-Datei mit der Standardverknüpfung geöffnet. Der PDF-Viewer benötigt keine Installation des Adobe Acrobat Readers.

Auswahl-punkt „Anzeige gespeicherte Dokument:
über diesen Menüpunkt wird in die Gesamtzahl der gespeicherten Dokumente innerhalb des Dokumentenpfades \TEXTE angezeigt.

Dokumentvorlagen
Über den Button “Vorlagen” können Sie vordefinierte Dokumente übernehmen. Die Vorlagen sind im Verzeichnis /texte abgelegt.

Hier können Sie ihre Dokumentvorlagen verwalten.
dokuvorlagen.png