Wenn Sie sich ein E-Mail Konto auf dem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone einrichten möchten, kommt schnell die Frage auf, mit welchem Verfahren die E-Mails vom Server heruntergeladen werden sollen. Hier gibt es verschiedene Varianten – die gängigsten sind POP3 und IMAP. Über diese Protokolle kommunizieren E-Mail Clients wie beispielsweise Outlook, Thunderbird & Co mit dem Mailserver.

Doch wo genau liegt nun der Unterschied zwischen POP3 & IMAP? Diese Fragen klären wir genau in diesem Artikel.

POP3

POP3 ist eine Abkürzung für Post Office Protocol, schon deutlich älter als IMAP und ist von der Funktionalität sehr beschränkt. Sie können sich das POP3 Protokoll wie ein Postamt vorstellen, dass Ihre Briefe (E-Mails) einlagert. Der Brief (E-Mail) wird abgegeben (abgesendet) und kommt bevor er zugestellt werden kann in das Postamt (E-Mail-Server). Dort wird er in das richtige Postfach (E-Mail-Mailbox) einsortiert und kann vom Empfänger abgeholt werden (diese erfolgt in der Regel über einen E-Mail Client). Holt der Empfänger seine Briefe nicht ab, bleiben diese dort liegen bis das Postfach irgendwann voll ist. Holt der Empfänger jedoch seine Briefe ab, dann werden ihm alle Briefe im Postfach übergeben und es bleiben keine Briefe zurück.

Technisch gesehen bedeutet das also, dass bei der Verwendung von POP3, alle E-Mails zunächst auf dem Server zwischengelagert werden, bis die E-Mails schließlich per E-Client vom Empfänger abgeholt werden. Nach dem Abholvorgang werden die E-Mails vom Server gelöscht und als digitale Kopie, ausschließlich auf dem Computer, Smartphone oder Tablet, des Empfängers, gespeichert. Im Regelfall werden also die E-Mails vom Server abgeholt und sind dort nicht mehr verfügbar. Ausnahme: Man stellt im E-Mail Clienten ein, das eine Kopie der Nachricht auf dem Server verbleiben soll.

Vorteile POP3:

POP3 Postfächer brauchen sich in der Regel keine Sorgen um Speicherplatz zu machen, da die E-Mails vom Server geholt werden und der Speicherplatz des Computers genutzt wird

Nachteile POP3:

In der heutigen Zeit werden E-Mails meistens auf mehreren Endgeräten wie PC zu Hause, im Büro, Laptop, Smartphone, etc. abgerufen. Dadurch dass die E-Mails in der Regel vom Server abgeholt und gelöscht werden stehen diese immer nur häppchenweise auf den verschiedenen Endgeräten zur Verfügung- Chaos ist also vorprogrammiert
Lässt man eine Kopie der Nachrichten auf dem Server, findet trotzdem keine echte Synchronisation statt. D.h. zum Beispiel, dass man nicht sieht, welche E-Mails man schon gelesen hat.

IMAP

Mit dem IMAP Protokoll (Internet Message Access Protocol) werden, im Gegensatz zu POP, die E-Mails auf dem Server belassen. Somit ist es möglich, von mehreren Geräten auf die gleichen E-Mails zuzugreifen. IMAP funktioniert daher wie ein intelligenter Dokumentenverwalter. Mit einem IMAP-Postfach verbundene Geräte laden die Mails nicht herunter, sondern stehen in direkter Verbindung mit dem Mailserver und zeigen die Mails im Prinzip nur an. Stellen Sie sich das wie folgt vor: E-Mails werden nicht nur im Postfach (Mailbox) abgelegt, sondern vorher abgescannt, verschlagwortet und abgespeichert. Holt der Empfänger nun seine E-Mails ab, erhält er eine Kopie der E-Mail ausgehändigt, das Original verbleibt beim Verwalter. Dieser kümmert sich darum, dass keine E-Mails verloren gehen und dass auf allen Geräten ein identischer Datenbestand vorhanden ist.

Vorteile IMAP:

Synchronisation zwischen verschiedenen Endgeräten möglich
Verschicken Sie man zum Beispiel vom Büro aus eine Mail, können Sie diese im Ordner der „gesendeten Nachrichten“ auch unterwegs noch einmal aufrufen.
Markieren Sie ein E-Mail als gelesen, so wird diese auch auf allen anderen Endgeräten als gelesen angezeigt
Geht ein Endgerät mal kaputt, so sind die E-Mails trotzdem noch da
Organisieren Sie Ihr E-Mail Postfach mit Ordnern und Verzeichnissen, werden diese ebenfalls auf dem Server und somit auch auf allen Endgeräten angezeigt

Nachteile IMAP:

Im Anwendungsalltag gibt es für den Benutzer meist keine merkbaren Nachteile
Begrenzter Speicherplatz – im Gegensatz zu einem PC zum Beispiel – steht Ihnen auf einem Mailserver meist nur geringerer Speicherplatz zur Verfügung. Abhilfe kann hier eine E-Mail-Archivierungssoftware leisten