Dokumentenverwaltung und Langzeitarchiv

Ein Ort für alle Vorgänge

Mit der integrierten Dokumentenverwaltung bringen Sie Ordnung in Ihre Dateien. Damit die Benutzung leicht fällt, ist die Dokumentenverwaltung funktions- und bedienungskompatibel zum Windows-Explorer. Dateien lassen sich z.B. wie im Windows-Explorer verschieben, umbenennen, verknüpfen oder neu anlegen. Auch Unterordner sind möglich. Selbst eine Miniaturansicht für Bilder ist enthalten.

Dokumentenverwaltung

Die Elektronische Archivierung gewinnt immer mehr an Bedeutung, besonders seit der Gesetzgeber die gegen jegliche Veränderung gesicherte Archivierung von Dokumenten mittels eines geeigneten Dokumentenmanagement – Systems (DMS) vorschreibt. Durch die seit 2002 gültigen „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) für Betriebs-Prüfungen hat sich der Stellenwert der digitalen Archivierung für Unternehmen in Deutschland erhöht. Diese Verordnung verpflichtet dazu, alle steuerrelevanten Daten, die mit dem PC erstellt wurden, digital und unveränderbar über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren lesbar und auswertbar zu archivieren.

Jedes Dokument am richtigen Platz

Hinter jedem angelegten Kunden, Lieferanten, Vertreter oder Interessenten können Sie eigens generierte oder externe Dokumente unterschiedlichster Art hinterlegen. PDF-Dateien können dank des integrierten PDF-Viewers ohne Zusatzsoftware angezeigt werden.


Automatische Archivierung

Alle vom System eigen generierten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen werden beim Ausdruck mit dem Drucker oder beim Versand als Fax oder E-Mail automatisch als PDF-Dokument beim jeweiligen Kunden, Lieferanten automatisch archiviert.

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